Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Benjamin Ahner
Bienroder Straße 9
38110 Braunschweig, Deutschland
E-Mail: info@officepilotpro.de
Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website (Teil A), bei der Nutzung der App „OfficePilotPro" einschließlich des Web-Zugangs unter app.officepilotpro.de (Teil B) und beim Besuch unserer Auftritte bei Facebook und Instagram (Teil C).
Grundsatz für Website und App: Wir verarbeiten so wenige Daten wie möglich. Es findet kein Tracking statt, es werden keine Cookies gesetzt, es gibt keine Analyse- oder Werbedienste, und Daten werden nicht zu Werbezwecken weitergegeben oder verkauft. Für die Plattformen Facebook und Instagram gilt das nicht: Dort verarbeitet Meta Daten in eigener Verantwortung (Teil C).
Die Website officepilotpro.de wird als statische Seite bei der IONOS SE (Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland) gehostet. Beim Aufruf verarbeitet IONOS technisch notwendig die IP-Adresse des aufrufenden Geräts sowie übliche Verbindungsdaten (Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Kennung) in Server-Logfiles, um die Seite auszuliefern und die Sicherheit und Stabilität des Dienstes zu gewährleisten.
Rechtstexte- und Hilfsseiten: Diese Datenschutzerklärung, der AVV sowie die Seiten zur Konto-Löschung, zur E-Mail-Bestätigung und zum Passwort-Zurücksetzen werden weiterhin über GitHub Pages bereitgestellt (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA), abrufbar unter benny19922.github.io/officepilotpro-legal/. Auch dort werden beim Aufruf IP-Adresse und übliche Verbindungsdaten in Server-Logfiles verarbeitet.
Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse-/Tracking-Dienste und bindet keine Inhalte von Drittservern ein. Schriftarten sind lokal auf dem Webserver gespeichert; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google-Servern (Google Fonts) oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalt) zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Die Adresse info@officepilotpro.de wird über die Mailserver der IONOS SE (siehe Ziff. 3) betrieben. Eingehende Nachrichten werden automatisch an ein Postfach bei Google (Gmail; Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weitergeleitet und dort bearbeitet.
Die App richtet sich an Selbstständige und Unternehmer („Nutzer"; erfasst alle Geschlechter).
Die App verarbeitet keine Standortdaten, kein Adressbuch und keine Werbe-Identifier.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt. Es findet kein Tracking statt; die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Crash-Reporting-Dienste. Schriftarten und alle Programmbestandteile des Web-Zugangs sind in der App gebündelt bzw. werden vom eigenen Server ausgeliefert; es werden keine Schriften oder Skripte von Servern Dritter nachgeladen.
Der Zugriff auf Kamera, Fotomediathek bzw. die Dateiauswahl des Betriebssystems dient ausschließlich dem freiwilligen Hinzufügen von Belegen zu Ausgaben — als Foto oder als PDF-Datei, höchstens zehn Anhänge je Ausgabe. Die App erhält dabei nur die vom Nutzer ausgewählten Dateien; sie werden in einem privaten, zugriffsbeschränkten Speicher (Supabase Storage, EU) abgelegt. Auf Wunsch kann ein Termin in den lokalen Geräte-Kalender übernommen werden — dafür wird einmalig Kalenderzugriff erfragt; die Termindaten verbleiben dabei auf dem Gerät. Das Teilen einer Termindatei (.ics) oder eines Rechnungs-PDFs erfolgt ausschließlich durch den Nutzer an selbst gewählte Empfänger.
Auf dem Gerät werden Darstellungs-Einstellungen (gewählte App-Farbe, Dark Mode), technische Merker (z. B. welche Neuerungen bereits angezeigt wurden) sowie die Anmelde-Sitzung gespeichert, damit die App angemeldet bleibt; die Sitzung liegt im geschützten Speicher des Geräts (iOS-Schlüsselbund bzw. Android-Keystore) und wird nicht in Geräte- oder Cloud-Backups übertragen. Diese Daten werden nicht an Dritte übertragen.
Schaltet der Nutzer die Anmeldung per Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung ein, werden zusätzlich seine E-Mail-Adresse und sein Passwort im geschützten Speicher des Geräts hinterlegt (iOS-Schlüsselbund bzw. Android-Keystore) — ausschließlich dort, nicht beim Anbieter. Die biometrische Prüfung führt allein das Betriebssystem durch; die App erhält keine biometrischen Daten, sondern nur die Rückmeldung, ob die Prüfung erfolgreich war (ersatzweise kann die Gerätesperre verwendet werden). Die Funktion ist freiwillig und lässt sich jederzeit in den Einstellungen im Bereich Konto ausschalten; die hinterlegten Zugangsdaten werden dabei gelöscht, ebenso bei einer Konto-Löschung.
Bei Konten, die über Apple oder Google angemeldet sind, wird kein Passwort hinterlegt; die Anmeldung per Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck mit hinterlegten Zugangsdaten steht für diese Konten nicht zur Verfügung. Die Anmelde-Sitzung wird wie oben beschrieben im geschützten Speicher des Geräts gehalten.
Im Web-Zugang werden im Speicher des Browsers (Local Storage bzw. Session Storage) die Anmelde-Sitzung, die Wahl „Auf diesem Computer angemeldet bleiben" sowie Darstellungs-Einstellungen abgelegt. Diese Speicherung ist für die vom Nutzer gewünschte Nutzung des Web-Zugangs unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken werden nicht gesetzt. Ohne die Wahl „angemeldet bleiben" endet die Sitzung mit dem Schließen des Browser-Tabs. Einen geschützten Gerätespeicher wie auf dem Mobilgerät gibt es im Browser nicht; an fremden oder gemeinsam genutzten Rechnern sollte sich der Nutzer deshalb abmelden. In der App lassen sich jederzeit alle anderen Geräte abmelden (Einstellungen → Konto).
Daten werden gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht. Das Konto kann in der App jederzeit selbst gelöscht werden (Einstellungen → Konto löschen). Bei der Löschung werden alle personenbezogenen Daten und Inhalte (Geschäftsdaten, Kundendaten, Rechnungen, Ausgaben, Belege, Termine, Gutscheine, Logo) sowie das Login sofort und unwiderruflich gelöscht; vor der Löschung bietet die App einen vollständigen Datenexport an. Für die Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, bis zu 10 Jahre) für seine Geschäftsunterlagen ist der Nutzer selbst verantwortlich — er sollte seine Unterlagen vor der Löschung exportieren. Eine Anleitung sowie ein Weg zur Löschung ohne App-Zugriff (per E-Mail) finden sich unter Konto & Daten löschen.
Zur Wiederherstellbarkeit im Störfall fertigt der Anbieter täglich Sicherungskopien der Datenbank und der Belegdateien an. Sie werden verschlüsselt und getrennt von der Produktivumgebung aufbewahrt und nach 30 Tagen automatisch überschrieben, Sicherungen vor größeren technischen Eingriffen spätestens nach 90 Tagen. Gelöschte Konten werden aus Sicherungen nicht wiederhergestellt; die Löschung eines Kontos wirkt damit spätestens nach Ablauf dieser Fristen auch in den Sicherungen.
Unabhängig davon lässt sich jeder einzelne Kundendatensatz jederzeit in der App löschen (Kunden → Kunde öffnen → Kunde löschen). Dabei werden Adresse, Kontaktdaten, Notizen, Termine und Rechnungsentwürfe dieses Kunden unwiderruflich entfernt. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben mit dem darin eingefrorenen Namen erhalten, weil sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (§ 147 AO, § 14b UStG); sonstige personenbezogene Daten des Kunden werden auch in diesem Fall gelöscht.
Die bei der Anmeldung im Web-Zugang gespeicherten Angaben (Einmal-Code als Prüfwert, Browser-Beschreibung, Zeitpunkt, Prüfwert der IP-Adresse) werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht.
Betroffene haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Kontakt: info@officepilotpro.de.
Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Anbieter ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.
Hinweis: Für Daten, die ein Nutzer über seine eigenen Kundinnen und Kunden in der App erfasst, ist der jeweilige Nutzer Verantwortlicher; Betroffene wenden sich insoweit an ihn. Erreicht den Anbieter eine solche Anfrage, leitet er sie an den Nutzer weiter.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
Für die Registrierung ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich; ohne sie kann das Nutzungsverhältnis nicht begründet werden. Alle weiteren Angaben sind für die jeweilige Funktion erforderlich (z. B. Geschäftsdaten für den Rechnungskopf) oder freiwillig.
Alle Verbindungen sind transportverschlüsselt (TLS/HTTPS); die Speicherung erfolgt verschlüsselt in der EU. Jedes Konto ist strikt getrennt (Row-Level-Security: Zugriff nur auf eigene Daten); Belege und Logos liegen in einem privaten Speicher und sind nur über kurzlebige signierte Links abrufbar. Für Nutzerkonten gilt eine Passwortregel (mindestens 10 Zeichen mit Buchstaben und Ziffern); Passwörter aus bekannten Datenlecks werden abgelehnt.
Die Anmeldung im Web-Zugang muss in der App bestätigt werden, nach Prüfung durch Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode; der dafür verwendete Code ist zwei Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Der Web-Zugang lädt keine Programmbestandteile von Servern Dritter und ist durch eine Inhaltsrichtlinie (Content Security Policy) gegen eingeschleuste Skripte abgesichert.
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Rechtslage oder Funktionsumfang ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App (Einstellungen → Rechtliches) und auf dieser Seite abrufbar.
Dieser Teil wurde am 3. Oktober 2026 ergänzt.
Wir betreiben eine Facebook-Seite und ein Instagram-Profil („OfficePilotPro"), um über die App zu informieren und Fragen zu beantworten. Anbieter beider Plattformen ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta").
Was Meta verarbeitet. Beim Besuch unserer Auftritte verarbeitet Meta personenbezogene Daten der Besucher in eigener Verantwortung, unter anderem Nutzungs- und Gerätedaten, auch mithilfe von Cookies und auch dann, wenn der Besucher kein Konto bei Facebook oder Instagram hat oder dort nicht angemeldet ist. Meta nutzt diese Daten auch für eigene Zwecke (z. B. Werbung und Produktverbesserung). Dabei können Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden; Meta stützt diese Übermittlung nach eigenen Angaben auf den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) und auf EU-Standardvertragsklauseln. Auf Art und Umfang dieser Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Einzelheiten nennt Meta in seiner Datenschutzrichtlinie: https://www.facebook.com/privacy/policy (Facebook) und https://privacycenter.instagram.com/policy (Instagram).
Statistik (Insights) — gemeinsame Verantwortung. Meta stellt uns zusammengefasste, anonyme Statistiken über die Nutzung unserer Auftritte bereit (z. B. Reichweite und Zahl der Reaktionen). Einzelne Besucher können wir darin nicht erkennen. Für die Verarbeitung der Daten zur Seiten-Statistik bei Facebook sind Meta und wir gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Grundlage ist die „Seiten-Insights-Ergänzung" von Meta (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum); danach übernimmt Meta die primäre Verantwortung, insbesondere für die Information der Betroffenen und die Erfüllung ihrer Rechte (https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data). Für die Statistik des Instagram-Profils gilt das entsprechend, soweit eine gemeinsame Verantwortung besteht. Rechtsgrundlage auf unserer Seite ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zeitgemäßer Information und an der Auswertung der Reichweite unserer Beiträge).
Was wir selbst verarbeiten. Schreibt uns jemand über eine der Plattformen (Nachricht oder Kommentar), verarbeiten wir den Profilnamen und den Inhalt, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir übernehmen diese Daten nicht in eigene Systeme und führen sie nicht mit Daten aus der App zusammen. Nachrichten und Kommentare bleiben auf der Plattform gespeichert, bis sie dort gelöscht werden; die Speicherdauer bei Meta bestimmt Meta. Vertrauliche Anliegen bitte per E-Mail an info@officepilotpro.de.
Bewerbung von Beiträgen. Wir können einzelne Beiträge gegen Bezahlung hervorheben. Die Zielgruppe wählt Meta anhand von Merkmalen aus, die Meta selbst vorliegen (z. B. Personen, die mit unseren Auftritten interagiert haben). Wir übermitteln dafür keine Daten an Meta; auf unserer Website und in der App sind keine Meta-Pixel, Social-Plugins oder vergleichbaren Dienste eingebunden (siehe Ziff. 4 und Ziff. 9).
Rechte der Betroffenen. Die Rechte aus Ziff. 13 können gegenüber Meta und gegenüber uns geltend gemacht werden. Da nur Meta Zugriff auf die Nutzungsdaten der Plattformen hat, ist es am wirksamsten, sich wegen Auskunft oder Löschung direkt an Meta zu wenden; an uns gerichtete Anfragen dazu leiten wir an Meta weiter.